Telematik Lösungen für kleine Unternehmen

Nicht nur bei großen Unternehme oder Konzernen gibt es unzähliges Einspar-Potential – auch für kleine Unternehmen bringen Telematik gestützte GPS Lösungen einen hohen Mehrwert und große Einspar-Potentiale mit sich. Dazu kommt, dass kleine Unternehmen den gleichen Richtlinien obliegen, wie z.B. Konzerne.

Großer Bedarf von kleinen Unternehmen

Ganze 63% aller neuzugelassenen Fahrzeuge in Deutschland werden von Unternehmen genutzt, bzw. diesen zugeschrieben. Die meisten dieser Unternehmen sind kleine und mittelgroße Unternehmen, und nicht wie evtl. leicht anzunehmen, die großen Firmen & Konzerne. Woran das liegt? Die Erklärung ist relativ selbsterklärend – da ca. 70% der deutschen Fuhrparks oder Flotten weniger als 100 Fahrzeuge enthalten. Die Annahme, dass ein kleinerer Fuhrpark weniger Arbeit macht als eine größere Flotte, trifft nicht zu. Die zu erledigenden Tätigkeiten eines Fuhrparkmanagers sind immer die gleichen – hier ein Auszug der anfallenden Aufgaben:

– Reporting

– Kostenkontrolle

– Qualitätssicherung

– Pflege der Daten

– Verwaltung der Flotte

– Spesenabrechnungen

– Instandhaltung, Wartung und Pflege

– Führerscheinkontrollen der Fahrer*innen

– Überwachung und Einhaltung der UVV

– Auch bei kleineren Fuhrparks ist die Verwaltung ein Fulltime-Job

Fuhrpark Durchschnitts-kostenverteilung

Finanzierung/Leasing = 47%
Kraftstoff = 23%
Verschleiß und Wartung = 12%
Versicherung = 8%
Reifen = 7%
Steuer = 2%
Logistik = 1%

Auch die Auswahl der Fahrzeuge selbst sollte vorab gut überlegt sein. Die Bedarfsermittlung lässt sich aber mit nur wenigen Fragen klären: Passt das Fahrzeug zur Nutzung? Ist die Ausstattung entsprechend? Sind die Angaben zur Nutzungsdauer und Fahrleistung definiert? Sind die entstehenden Kosten gerechtfertigt? Bei alltäglich anfallenden Betriebskosten können durch die Integration einer digitalen Lösung in Ihrem Fuhrpark erhebliche Einsparpotentiale erzielen.

3 Säulen der Fuhrparkverwaltung

Ein professionelles Fuhrparkmanagement setzt sich aus mehreren, verschiedenen Bereichen zusammen. Bei der Integration eines solchen Systems ist es wichtig, dem Nutzer alle Möglichkeiten zur Einsparung aufzuzeigen. Die Abdeckung der verschiedenen Elemente spielt hierbei eine tragende Rolle. Die verschiedenen Bereiche werden meist an Dienstleister oder eine Software weitergegeben und bearbeitet – je nachdem, welche Option wirtschaftlicher ist.

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Rechtliche Absicherung

Durch eine stetig wachsende Datenbank können sich die Fuhrparkverwalter rechtzeitig an z.B. Wartungen oder Führerscheinkontrollen erinnern lassen. So können Sie sicher sein, dass diese wichtigen Termine fristgerecht eingehalten werden. Zusätzlich sind digitale Kontrollen möglich. Je nach Anzahl der Mitarbeiter, richtet sich die eingesparte Zeit. Auch die Termine für Überprüfung und Wartung der Fahrzeuge lassen sich so organisieren, ebenso für die UVV.

Monitoren von Reparaturkosten

Wie hoch die tatsächlichen Kosten für neu angeschaffte Fahrzeuge bzw. eine neue Flotte ausfallen, kann man mit Gewissheit nicht sagen. Kosten für Reparaturen und Wartung sind hier die wichtigsten Attribute. Die regelmäßigen Termine jedoch, für beispielsweise Wartung und Instandhaltung lassen sich auch vorab sehr gut planen. Durch Schnittstellenanbindung können alle nötigen Informationen mit der Telematik-Lösung verknüpft werden – die Nutzer erhalten automatisiert Push Benachrichtigungen in Form von Ankündigungen bzw. Erinnerungen bzgl. der anstehen Termine. Unnötige Papier-Material-Schlachten und fehlerhafte Dokumentationen werden vermieden.

Wartungs- und Werkstatt-Termine einhalten

routecontrol – die smarte Software zur Verwaltung von Flotten und Fuhrparks ist eine leicht zu bedienende Software und ist absolut Nutzerfreundlich. Neben den smarten Funktionen wie GPS-Liveortung und dem elektronischen Fahrtenbuch, können auch wichtige Termine zu Wartungen etc. implementiert werden. Automatisierte Erinnerungen in Form von Push-Benachrichtigungen unterstützen die verantwortlichen Flottenmanager dabei.

Optionen für ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen, die von einem Flottenmanagement System erfüllt werden sollten. Die optimale Lösung setzt sich nach Bedarf der Unternehmen und Kosten für das jeweilige System zusammen: Beispielsweise überprüfen Sensoren zu jederzeit den Zustand der Verschleißteile eines Fahrzeuges. So können Wartungen jederzeit veranlasst werden, bevor es zu einem Defekt oder Ausfall kommt.

Bei z.B. wiederholt auffälligen Fahrern, dessen Verbrauch höher ist als bei anderen Fahrern, oder dessen Bremsen schneller defekt sind als bei anderen Mitarbeitern, können ggf. Maßnahmen wie z.B. speziellen Fahrtrainings etc. veranlasst werden, welche sichere und sparsame Fahrweisen fördern.

Physische Fahrtenbuchberichte müssen nicht mehr handschriftlich verfasst werden – die Telematik Lösungen YUKAtrack und routecontrol von YUKA.digital generieren automatisierte, aufbereitete Fahrtenbuch Berichte. Mittels Beacons können auch Füllstandmessungen (z.B. vom Tank) durchgeführt werden. Durch die Live-Ortungsfunktion sind die Flottenmanager zu jederzeit in der Lage den genauen Standort ihrer Fahrzeuge abzufragen. So können diese jederzeit, simple koordiniert werden, um die besten und kürzesten Routen zu nutzen. Das führt dazu, dass Sie Ressourcen und Geld einsparen.

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Schulungen – Gesetzeskonform und wichtig

Falls Sie sich dazu entscheiden, eine digitale Lösung in Form eines Flottenmanagement Systems in Ihr kleines Unternehmen einzuführen, sollten Sie ihre Mitarbeiter bereits vorab über die Einführung eines Fleet Management Systems informieren. (kleine Unternehmen lassen sich in Handwerkliche Betriebe, Gastronomie Betriebe, Hotellerie, Versicherungsunternehmen, Pflegedienste, Mechaniker, Gärtnerei, Bäckerei, Vertriebsmitarbeiter und viele weitere aufteilen)

Erläutere deinen Mitarbeitern durch welche Lösungen einzelne Arbeitsschritte vereinfacht werden. Für alle Tools, die innerhalb ihres Betriebs genutzt werden, sollte ausreichend aufgeklärt werde – z.B. in Form von Schulungen.

Flottenmanagement für kleine Unternehmen

Durch Fahrzeugortung Kosten senken?

Eine Verwaltungssoftware zum Steuern einer Flotte macht auch schon bei kleinen Unternehmen ab einer geringen Zahl an Fahrzeugen Sinn. Die Annahme, dass eine Telematik basierte GPS-Lösung „nur was für große Firmen oder Konzerne sind“, ist einfach nicht richtig – wie bereits erwähnt finden Fuhrparkverwaltungs-Systeme bei nahe zu allen Unternehmen, und allen Größen von Unternehmen Anwendung. Schon nach wenigen Tagen nach der Einführung, wird sich das Telematik System in Ihrem Betrieb bemerkbar machen. Benzin & Ressourcen einsparen, Wartungs- und Werkstattintervalle stets einhalten, durch optimierte Routen Mitarbeiter und Fahrzeuge so effizient wie möglich einsetzen, Leerfahrten und Unfälle lassen sich auf ein Minimum reduzieren, Fehler bei z.B. Dokumentationen werden vermieden, Live Status Reports über Füllstandmengen von Trailern, Remote Tacho Download, Arbeitszeiterfassung und viele weitere Features erhalten Sie von YUKA.digital – wann fangen Sie an Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu verknüpfen?

In einem Gespräch zeigen wir Ihnen die Vorteile von einer Flottenmanagement Lösung auf – wir freuen uns auf Sie!

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